Tipos de documentos a imprimir
- Noelia López Barrios
- Lila Celenia Mendieta Zárate
Descripción Funcional
En este espacio se muestra cómo configurar el timbrado de impresión para la quema de secuencia automática por parte del sistema, además de los tipos de documentos disponibles para la impresión.
Tener en cuenta que una vez que este recurso haya sido configurado en su base, no está disponible revertirlo a nivel de usuarios. Considerar además, que esta configuración afecta al recurso Multiempresa de Datapar ERP en donde no está disponible digitar el número de comprobantes de las demás empresas de una misma base, es decir, las mismas deberán configurar su propio timbrado.
Pasos a seguir:
Tipos de documentos a imprimir.
Los documentos tales como facturas, notas de débito, notas de crédito, despacho, autofactura, boleta de venta, comprobantes de retención y nota de remisión, están disponibles para utilizar el control de impresión, y son creados únicamente por Datapar.
En el caso de requerir agregar datos como la cantidad y la descripción de las vías de impresión, acceder a Registro > Configuraciones > Impresión de Comprobantes > Tipos de Documentos a Imprimir.
Figura 1. Ventana Tipos de Documentos a Imprimir.
Cada vía de impresión recibe una denominación o descripción, según la secuencia en la que son impresas.
Figura 2. Vías de impresión.
Registro de la Empresa.
En Registro > Configuraciones > Empresa, seleccionar los tipos de documentos impresos habitualmente por la empresa. Los mismos asumirán una secuencia de control de impresión de documentos legales.
Figura 3. Ventana Empresa - Pestaña Documentos disponibles.
Registro de Establecimiento
Acceder a Registro > Configuraciones > Sucursales/Departamento, y seleccionar el código de establecimiento a ser utilizado por los puntos de expedición. Este código comprende los tres primeros dígitos de los comprobantes.
Figura 4. Ventana Empresa - Pestaña Documentos disponibles.
Puntos de Expedición
Los comprobantes son generados e impresos a través del punto de expedición. Para configurar el mismo, acceder a Registro > Configuraciones > Impresión de Comprobantes > Puntos de Expedición e ingresar el código proveído por la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT), anteriormente denominada SET.
Figura 5. Ruta de acceso a Puntos de Expedición.
Informar además la sucursal y el departamento vinculados a dicho punto. Este código comprende los dígitos 4 (cuatro), 5 (cinco) y 6 (seis) del comprobante.
Figura 6. Campos Sucursal y Departamento
Registro de Timbrados
Para registrar un timbrado, acceder a Registro > Configuraciones > Impresión de Comprobantes > Registro de Timbrados.
Figura 7. Ruta de acceso a Registro de Timbrados.
En la ventana Registro de Timbrados, completar los siguientes campos:
En el campo Fecha, informar la fecha del registro.
En Empresa, ingresar la denominación de la entidad.
En Timbrado, añadir los dígitos correspondientes y en Inicio Vigencia, seleccionar la fecha.
En el campo Medio Generación, seleccionar entre el formato auto impresor y el preimpreso.
En Fecha Aprobación, informar cuándo se aprobó el pedido de timbrado.
En el campo Fecha Vencimiento, ingresar de expiración del timbrado.
Figura 8. Pestaña Datos del Timbrado.
Una vez informados los datos del timbrado, seleccionar el Punto de Expedición:
Figura 9. Punto de Expedición.
Establecimiento: en este campo, seleccionar la sucursal configurada como establecimiento.
Punto Expedición: el punto de expedición configurado para la sucursal que fue configurada como establecimiento.
Una vez completados los datos del punto de expedición, agregar los tipos de documentos que se necesita imprimir para cada uno, tal como se menciona a continuación:
En los timbrados como auto impresor:
En el campo Tipo Documento, seleccionar el formato del documento que será generado.
En Nº Inicial, informar el inicio de la secuencia para el tipo de documento.
El campo Nº Final, queda inhabilitado en atención a que el auto impresor no posee un término predefinido, ya que la secuencia concluye cuando el timbrado expira, por lo tanto, en dicho campo, se añade el número cero.
Timbrados como pre impreso:
En el campo Tipo Documento, seleccionar el formato del documento que será generado.
En Nº Inicial, informar el inicio de la secuencia para el tipo de documento.
El campo Nº Final, queda inhabilitado debido a que el auto pre impreso cuenta con un término predefinido, y en cuanto la secuencia finaliza, la situación queda como Terminada.
Informar el final de la secuencia para el tipo de documento.
Activación del recurso
Completados los pasos anteriores, activar el recurso accediendo a Registro > Configuraciones > Configuraciones Generales.
En Control de Imp. , seleccionar entre las opciones Control de Pre-Impresos y Control de Autoimpresor.
Figura 10. Punto de Expedición.
Cancelación de comprobantes de Preimpreso a Imprimir
En el caso de que una entidad requiera cancelar la secuencia de un comprobante preimpreso que aún no fue impreso, está disponible ingresar el registro de cancelación, accediendo a Registro > Configuraciones > Impresión de Comprobantes > Cancelación de Comprobantes de Preimpreso a Imprimir.
Figura 11. Cancelación de Comprobantes Preimpreso a Imprimir.
En el campo Timbrado, ingresar la información correspondiente.
En Punto Expedición, seleccionar el mismo de la lista desplegable.
En el campo, Tipo Documento, seleccionar el documento habilitado para el punto de expedición que desea cancelar.
En Nº Inicial, Informar el inicio de la secuencia del comprobante.
En Nº Final, añadir el final de la secuencia del comprobante.
En el campo Motivo, justificar la cancelación.
Figura 12. Ficha de Cancelación.