Configuraciones Generales - Facturación
- Lila Celenia Mendieta Zárate
- Noelia López Barrios
Descripción funcional
Contar con un módulo de Facturación configurado de acuerdo a las necesidades de la organización permite registrar las entidades comerciales, facturar en monedas extranjeras, facilitar el control del margen de ganancia, ajustar precios y establecer condiciones de pago, aplicar descuentos y retenciones, monitorear stocks físicos de mercaderías, vincular movimientos entre sucursales y configurar tablas de precios. Por tanto, el módulo ofrece una solución integral para la gestión de las tareas relacionadas con la facturación y el control comercial, proporcionando herramientas que mejoran la eficiencia, la precisión y la rentabilidad del negocio.
Pasos para configurar el módulo Facturación:
Dirigirse a Registro > Configuraciones > Configuraciones Generales.
Figura 1. Ruta de acceso a Configuraciones Generales - Facturación.
En el lateral izquierdo de la ventana Configuraciones Generales seleccionar la opción Facturación.
En el lateral derecho de la misma, se muestra una serie de opciones disponibles para configurar de acuerdo a la política de la empresa.
Las configuraciones “Bloquea factura de compra sin orden de compra?” y “Porcentaje mayor en Ventas a minoristas” se encuentran sin mantenimiento y/o están en proceso de descontinuación. Se recomienda dejar sin completar.
Figura 2. Configuraciones Generales - Facturación.
Generar código de documento (N° de Formulario), define la forma en que el sistema genera los números de comprobantes de las facturas de acuerdo a una de las siguientes opciones:
Manual: El usuario digita manualmente el número de comprobante de la factura en el detalle del documento.
Automático - Documento: El sistema genera de forma automática el número de documento de acuerdo a la secuencia del tipo de factura que se está utilizando.
Automático - Comprobante: El sistema genera automáticamente el número de la secuencia comprobante, con la posibilidad que el usuario edite manualmente.
Moneda de Facturación y Moneda de Costo Operativo, establece la moneda que el sistema sugiere para todos los nuevos registros que serán realizados en la pantalla de Facturación y la moneda que será utilizada por padrón para el costo operativo.
Descuento de retención, se refiere al descuento sobre cereal que será considerado en el momento de calcular el valor para el Fondo Especial de Capitalización en las compras realizadas por facturación, esta opción está preparada para las cooperativas de producción.
Modelo de Precios de Venta, establece la prioridad en el momento de seleccionar una tabla de precios de un determinado producto. Seleccionar entre:
Entidad: El sistema busca en primer lugar si en el registro de entidades existe una tabla de precios configurada.
Plan de Financiación: el cual prioriza el precio configurado para el plan a utilizar.
Ítems de factura de transferencia: Determina el comportamiento del sistema al momento de realizar transferencias de mercaderías entre sucursales y departamentos, seleccionar entre:
Manual: El usuario debe cargar manualmente los ítems en el registro de la entrada por transferencia, es decir en el momento de recibir los productos de otra sucursal y departamento.
Automático: El usuario informa en el detalle de documento de la entrada por transferencia el código interno del registro de la salida y así el sistema completa automáticamente los ítems.
Manual o Automático: El sistema realiza una combinación de las dos opciones anteriores.
Porcentaje Máximo de Descuento Global y por Ítem: Estas configuraciones están disponibles en el caso que se necesite limitar el porcentaje máximo de descuento que el vendedor tiene autorizado a otorgar en el momento de la venta, no obstante también es posible que por políticas de la empresa desee no permitir un descuento, para ello dejar en valor cero, ya en el caso que sea posible otorgar cualquier valor, informar el valor -1.
Figura 3. Configuraciones Generales - Facturación.
Permite facturar en otra moneda?: Permite seleccionar una moneda diferente al momento de facturar, independiente a la moneda configurada en Moneda de Facturación.
Controla margen de lucro en ventas: Marcar esta opción, si desea que el sistema impida al usuario vender por debajo del costo + I.V.A. a modo de prevenir la pérdida de lucro.
Permite informar datos de entidad en la factura: Esta casilla está asociada a la casilla Cliente ocasional de la pestaña Parámetros Comerciales en el Registro de Entidades, al estar ambas marcadas, permite al usuario modificar los datos de la entidad en el Detalle del Documento, por ejemplo puedes usar esta funcionalidad en el caso que sea un cliente ocasional quien desea factura, entonces usa una entidad genérica, con posibilidad de modificar el nombre en el Detalle del Documento.
Permite alterar precios en ajuste de precios: Esta configuración permite al usuario alterar el precio al realizar un reajuste en la pantalla de mantenimiento de precios, en el caso contrario, respeta los porcentajes indicados y/o preconfigurados.
Permite seleccionar tabla de precios diferente de la entidad: si esta configuración está marcada, el sistema permite que el usuario seleccione otras tablas de precios, independiente a la configurada en su registro de entidades.
Permite financiero con moneda diferente de la moneda de la factura: si esta configuración se mantiene desmarcada, el sistema bloquea al usuario la posibilidad de seleccionar cuentas de caja o banco en una moneda diferente a la seleccionada al momento de registrar la factura.
Bloquea financiero de la factura de acuerdo a condición de pago: si esta configuración está marcada, en el caso de registrar por ejemplo, una factura al Contado, solo se podrán seleccionar cuentas del tipo CAJA en el financiero de la factura, en caso contrario, se podrá seleccionar cualquier forma de cobro o pago en el financiero de la factura, independiente a la condición de la misma.
Bloquear salida sin stock en control físico de mercaderías: marcando esta configuración, el sistema no permite registrar movimiento físico de salidas de mercaderías sin tener stock suficiente en el depósito.
Utiliza cambio del día para facturas de devoluciones (extorno): si esta configuración está desmarcada, las facturas de devoluciones y notas de extorno son contabilizadas con la tasa de cambio del origen, es decir, la tasa de cambio utilizada en la fecha en la que fue registrada la venta.
IVA Controlado en subgrupo de productos: al estar marcada, el sistema bloquea la posibilidad de definir el tipo de IVA en el registro de la mercadería, y asume directamente el configurado en el subgrupo al cual pertenece la misma.
Permite vincular movimientos físicos de otras sucursales: al marcar esta opción, se habilita al usuario a seleccionar movimientos físicos de mercaderías de depósitos pertenecientes a otras sucursales al realizar un movimiento de facturación en una sucursal cualquiera.
IVA incluido en precio digitado: marcando esta opción los precios cargados en las facturas deben incluir el I.V.A, desmarcando la misma, los precios son cargados sin IVA y el sistema suma el IVA al precio digitado.
Permite informar bushel en factura directa: marcando esta configuración al registrar una factura correspondiente a un producto tipo cereal permite informar el mes base, costo y valor en bushell donde al confirmar auto-completa el precio unitario calculado.
Utiliza control de minorista: marcando esta configuración es posible registrar una factura con un producto informando diferentes precios.
Bloquear condición de pago de factura: marcando esta opción, una vez informada la condición de la factura y cargados los productos o servicios en los ítems, ya no es posible alterar. Al desmarcar es posible cambiar la condición siempre y cuando aún no se haya informado la forma de pago en la pestaña financiero de la factura.
Mostrar informaciones de margen de venta: este control trabaja en conjunto con el control de Margen de Lucro en las ventas, marcando esta opción y si el usuario digita un precio unitario menor al permitido y el sistema le bloquea con un mensaje le permite al usuario visualizar cual es precio mínimo permitido.
Seleccionar manualmente tabla de precios: esta opción posibilidad al usuario a seleccionar manualmente cualquier tabla de precios a las que el mismo tenga acceso, independiente a la configurada en el plan de financiación o en la entidad.
Hacer clic en el botón Confirmar para guardar las configuraciones y en Salir para cerrar la ventana.