Liberación de Periodos Operacionales
- Lila Celenia Mendieta Zárate
Descripción funcional
En este espacio se explican las implicancias del registro de periodos operacionales del sistema Datapar ERP en el proceso de cierre contable de la empresa.
Un periodo operacional en el sistema, representa un periodo de tiempo, generalmente representado en meses, en los cuales son realizados todos los asientos a nivel contable de la empresa.
El periodo es muy importante para los contadores, ya que esto permite controlar y evitar que los usuarios realicen registros mientras se esta trabajando en el cierre contable, y también bloquea a los usuarios a realizar registros en los periodos ya cerrados.
Pasos a seguir:
Ir a Registro > Configuraciones > Liberación de Periodos Operacionales.
Figura 1. Ruta de acceso a Liberación de Periodos Operacionales.
En Lista de Liberaciones, se muestran todas las liberaciones de periodos operacionales registradas previamente. Pueden ser encontradas por medio de los filtros de búsqueda que ofrece el interfaz.
Figura 2. Lista de Liberaciones.
Para el ejemplo, se pueden observar los periodos mensuales, habilitados por sucursal y por departamento. Por lo tanto es posible manipular acorde a cada sucursal y departamento.
Seleccionar el periodo y hacer clic en Alterar.
Figura 3. Lista de Liberaciones.
En Ficha de Liberación, los campos Situación p/Operaciones y Situación p/Contabilidad, presentan las opciones Activa o Inactiva. Suponiendo que por política de la empresa, al llegar fin de mes, no se pueden realizar registros en meses anteriores al mes vigente actual, por ende el departamento contable debe seleccionar INACTIVA en la Situación p/ Operaciones, dejando ACTIVA, la Situación p/ Contabilidad, ya que aún no fueron realizadas las verificaciones correspondientes y es posible que se tengan que realizar algunos ajustes contables aún antes del cierre definitivo del mes.
Pero es bueno que sepan, que para ejecutar las rutinas para cierre contable, es necesario que todos los periodos del mes o año que se estarán cerrando estén inactivos y que ambas situaciones, tanto para operaciones como para contabilidad estén también en esa situación.
Figura 4. Ficha de Liberación.
La sección Usuarios Grupos, puede ser utilizada por el departamento contable, considerando que si se vincula un usuario a un periodo, solo ese usuario o grupo de usuarios podrán realizar movimientos en este periodo. Generalmente es utilizada para realizar ajustes previos al cierre contable.
En Usuarios Grupos, con las teclas Fn F2, acceder a la ventana Seleccionar Usuario, Confirmar la selección efectuada y hacer clic en Aceptar.
Figura 5. Seleccionar Usuario.
Seguidamente hacer clic en Grabar.
Figura 6. Ficha de Liberación.