1. Selección de Tipo de Documentos para operaciones de IVA Tributo Único

FacturaX reconoce dos tipos de documentos de IVA TRIBUTO ÚNICO, los cuales son: Autofactura y Boleta Resimple. Ahora al registrar una Compra Normal de tipo IVA TRIBUTO ÚNICO, en la pestaña Comprobantes, por defecto el sistema sugiere el Tipo de Documento 5 - Autofactura y Tipo de Operación: 11 - Compras relacionadas a operaciones exentas, y otorga la posibilidad de desplegar la barra de opciones y seleccionar el tipo de documento 6 - Boleta Resimple, logrando avanzar con el registro correcto del documento electrónico.

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Figura 1. Tipo Documento - Barra desplegable de opciones.

2. Configuración General: Mostrar informaciones de margen de venta?

Para proyectar un mensaje mas amigable e intuitivo al usuario, ahora al no tener marcada la casilla de verificación Mostrar informaciones de margen de venta? en Configuraciones Generales > Facturación; en FacturaX se presenta el mensaje emergente: “Aviso: Precio menor al costo de la mercadería!” junto al ícono de Atención sin presentar el costo unitario de la mercadería seleccionada, de acuerdo a la configuración inicial.

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Figura 1. Venta Normal - Aviso.

3. Selección de Lote en Entrada por Devolución de Venta

Teniendo en cuenta la obligatoriedad de que los datos que figuran en los diversos documentos contables sean correctos y verídicos, dada su naturaleza legal, ahora desde FacturaX al emitir una Nota de Crédito por devolución parcial de una mercadería con varios lotes en la factura de origen, únicamente el lote devuelto seleccionado figura en las observaciones del KuDE de Nota de Crédito, obviando los lotes restantes a modo de evitar posibles confusiones.

Cuadro 1. Modelos KuDE Factura/Nota de Crédito.

4. Actualización automática de datos en operaciones de Tributo Único en Compra con Contrato

Actualmente al realizar una operación de Compra con Contrato cuando el IVA es Tributo Único, en la pestaña Comprobantes donde el campo “Tipo de documento” del registro no puede ser alterado, el sistema asigna automáticamente el Tipo de Documento 5 - Autofactura y Tipo de Operación: 11 - Compras relacionadas a operaciones exentas, para facilitar la operativa de nuestros usuarios.

Figura 1. Campos Tipo Documento y Tipo Operación.

5. Optimizaciones en Costos Adicionales de FacturaX

FacturaX permite al usuario registrar Costos Adicionales con cuentas Razón Simple del tipo "Gastos no documentados" y grabar el registro sin errores relacionados con la falta de asignación de una Entidad. Igualmente, al realizar búsquedas con los filtros Código y/o Nombre en la ventana Selección de Cuentas del campo Cuenta Acreedora y presionar la tecla Enter, el sistema presenta correctamente la información solicitada.

6. Optimización de información en Notas de Crédito y Débito en Cierre Comercial

Para evitar la duplicación de información dentro del KuDE Nota de Crédito y Nota de Débito, se aplicaron ajustes donde ahora el sistema desconsidera (para el KuDE), el número de contrato y fecha de contrato que anteriormente llevaba por defecto en el campo Observación de la pantalla Facturación, puesto que al emitir una Nota de Crédito o Débito, en la columna Descripción del KuDE se visualizan los detalles de fecha y número del contrato asociado.

7. Campo “Vencimiento” en factura salida Venda con Contrato

Atendiendo a las necesidades de facturación de los usuarios, ahora en Venda con Contrato > Comprobante, se añadió el campo “Vencimiento”. Por tanto, es posible establecer una fecha de vencimiento en las facturas vinculadas a contratos y la misma se refleja en el respectivo KuDE.

Cabe aclarar que dicho campo no es obligatorio y está disponible digitar una fecha igual o posterior a la de emisión de la factura. Por ende, en el caso de informar una fecha anterior, se muestra el aviso: “Atención, la fecha de vencimiento debe ser mayor o igual a la fecha de emisión de la factura”. Además, el detalle del vencimiento se presenta en el XML generado.

Figura 1. Venda con Contrato - campo Vencimiento.

Figura 2. KuDE de Factura Electrónica - campo Vencimiento.

8. KUDE factura informa “cuotas” y “última fecha de vencimiento” en factura de Salida

Con la nueva actualización, al registrar una operación de Salida por Venta y fijar más de una fecha de vencimiento para el cobro de cada cuota, el sistema asigna en el modelo KuDE de la factura, la última fecha fijada como Vencimiento, e informa la cantidad de cuotas registradas en el financiero. Además el sistema informa en el XML, la cantidad de cuotas, el valor de las mismas y los vencimientos correspondientes.

Figura 1. Cuadro demostrativo - Vencimiento.

9. Facturación cuenta razón con control de bienes y/o parcelas vincula correctamente por porcentaje o valor

Para optimizar nuestros productos y minimizar el riesgo de inconvenientes, ahora FacturaX replica los comandos aplicados en las Configuraciones Generales del sistema Dolphin, donde si el usuario asigna el control de parcelas y/o bienes atribuyendo la distribución de costos en Porcentaje o en Valores, el mismo es reflejado en FacturaX al registrar facturaciones de remisiones, compras o ventas internas con cuenta razón vinculada a bienes y parcelas, impidiendo al usuario seleccionar una opción distinta a la configurada previamente.

Figura 1. Dolphin - Configuraciones Generales.

Figura 2. Cuadro demostrativo.

10. Optimizaciones en registros de documentos contables en Factura X

Al seleccionar la opción de Compra con Nota de Crédito, el sistema reconoce el tipo de documento, permitiendo que los usuarios informen únicamente los datos Documento y Timbrado, y luego de guardar el registro, el sistema mantiene los datos ingresados, permitiendo su visualización.

Así también al consultar los informes Libro Ventas y Resolución 90/21, es posible visualizar correctamente las notas de crédito recibidas, registradas con este tipo de documento, sin necesidad de recurrir a métodos alternativos para lograrlo.

Por otro lado, en la pestaña Comprobante, se invirtió el orden de los campos Tipo Operación y Tipo Documento, respectivamente.

Figura 1. Campos Tipo Operación, Tipo Documento y Documento.

11. Inactivación de Exportación Electrónica con varias facturas desde FacturaX

Los ajustes en FacturaX permiten a los usuarios inactivar una Exportación Electrónica con varias facturas vinculadas para un mismo contrato en el escenario en el que una de ellas haya sido inactivada, por ende, actualmente el sistema verifica que al inactivar un registro de Exportación, la factura vinculada al mismo esté con estado Inactivo, proporcionando agilidad en la corrección de posibles errores humanos, puesto que es una practica común que exista un contrato con gran volumen de kilos y estos sean enviados en varias exportaciones.

12. Control automático previo del saldo de lotes de un producto a facturar

Con el objetivo de optimizar el proceso de facturación y verificación previa de los saldos disponibles de lotes de productos a ser facturados, FacturaX ejecuta una actualización síncrona conforme se esté informando la cantidad de unidades que se necesita para el lote seleccionado al momento de facturar cada pedido.

Este ajuste se implementa en operaciones de Salida por Venta donde la mercadería controla lote y no cuenta con la cantidad requerida, en tal caso se muestra el aviso: “Atención! Saldo del lote de la mercadería cod. (…) no posee saldo suficiente. Verifique el saldo del lote para continuar.” y el sistema impide grabar el registro.

Figura 1. Mensaje de Atención.

13. Remisión Electrónica generada por Nota de Expedición vincula documento asociado de Factura totalizadora

Con los ajustes implementados en el escenario en que se emite una Factura Totalizadora y sobre la misma se genera una Nota de Expedición para luego emitir la Nota de Remisión por traslado, en esta ultima se vincula en el campo Documento Asociado, el número de documento o CDC de la factura totalizadora, además de reflejar dicho dato en el XML.

Figura 1. Cuadro referencial.

14. Validación en los campos “Condición” de las pestañas Datos Adicionales y Comprobantes

Se implementó un proceso de validación en los campos: Condición de las pestañas Datos Adicionales y Comprobantes, que contribuyen a la reducción de errores humanos en el registro de facturas. Ahora el sistema identifica la condición informada en la pestaña Datos Iniciales y restringe la modificación del campo Condición de la pestaña Comprobantes, emitiendo el mensaje: “La condición de pago es dependiente de la forma de pago informada en la pestaña: Datos Iniciales”.

Figura 1. Compra Normal - Mensaje de Atención.

Cuadro 1. Tipos de facturas afectadas.

15. Ventas Resumidas Financiero con Movimiento Físico de Mercaderías insuficientes

Al emitir facturas con Movimiento Físico de Mercaderías desde FacturaX, el sistema verifica la disponibilidad de las mercaderías y bloquea la facturación en el caso de que se encuentre con saldo físico insuficiente en stock, para lo cual muestra un mensaje de alerta.

Igualmente cuando se registra una Venta Resumida Financiera o Venta Resumida, debe generarse un Movimiento Físico de Mercadería de forma automática si dicha entidad tiene control de movimientos físicos y están correctamente configurados tanto en Dolphin como en FacturaX.

Figura 1. Ventas Resumidas Financiero - Aviso.

16. Inserción de Documento Asociado en KuDE Remisión y Remisiones Asociadas en KuDE Factura

Actualmente el modelo KuDE de Factura Electrónica muestra el campo denominado Remisiones Asociadas, donde exhibe el número de los documentos asociados del KuDE de Nota de remisión electrónica a la factura correspondiente. Para los casos en que exista más de una remisión vinculada a la factura, los datos se muestran entre comas (,) en un espacio máximo de tres líneas. Además, en el KuDE de Nota de remisión electrónica, se habilita el campo Documento Asociado, donde se muestra los números de documentos de las Facturas asociadas a dicha remisión.

Visualizar estos datos facilita la identificación de las remisiones y facturas involucradas y permite que los usuarios realicen el cruce de datos de manera mas ágil.

Figura 1. KuDE de Nota de remisión electrónica y KuDE de Factura Electrónica.

17. Restricción del campo “Descuentos” en registros de facturaciones específicas con Contrato

A fin de proporcionar un producto acorde a la realidad operativa de nuestros usuarios, se implementaron ajustes en el sistema de facturación, de manera que se ha restringido el campo Descuentos de la pestaña de Mercaderías en lo que se refiere a registros de Compra con Contrato, Venta con Contrato, Venta con Anticipo de Contrato y Compra con Anticipo de Contrato, puesto que en el contexto de las negociaciones con contratos, la figura de descuentos en la factura de granos no existe.

Figura 1. Pestaña Mercaderías - Campo Descuentos.

18. Generar factura por cada ítem de despacho en la ventana Abastecimiento

Con el fin de facilitar el control de las cargas facturadas, especialmente al registrar ventas a crédito, se implementó en la ventana Abastecimiento un recurso para registrar un ítem por cada carga seleccionada.

Por lo tanto, actualmente en Factura X > Abastecimiento > Generación de Facturas, se muestra la casilla de verificación Generar factura por cada ítem de despacho? Al seleccionarla, el sistema genera la factura con el detalle de cada una de las abastecidas, independientemente de si corresponde al mismo producto o no. Igualmente se refleja en la factura los detalles como cantidad, tipo de carga y otras informaciones relevantes, favoreciendo la visualización de la cantidad de cargas facturadas.

El recurso se presenta desmarcado de forma predeterminada, con lo cual al facturar, se consolidan todas las cargas de la misma abastecida en un único ítem.

Figura 1. Casilla de verificación Generar factura por cada ítem de despacho?

Al seleccionar tres cargas, el KuDE de Factura Electrónica se presenta de esta manera:

Figura 2. Abastecimiento - Selección de cargas.

Figura 3. KuDE de Factura Electrónica.

19. Facturar cantidades distintas a una fijación de precio fijada en Venta con contrato exportación

Se implementaron parámetros de validación en el sistema, con los cuales al registrar fijaciones de precio en un contrato de granos, está disponible facturar por cantidades distintas a alguna fijación de precio informada en dicho contrato, independientemente a que la cantidad sea igual o menor.

Por tanto, las validaciones se aplican únicamente para corroborar si la cantidad a facturar cuenta con saldo suficiente para equiparar lo que se desea facturar en la exportación.

20. Nota técnica No.14 Evento de nominación

En cumplimiento de lo establecido en la Nota Técnica 014 del SIFEN, está disponible el evento de nominación de aquellas facturas electrónicas que fueron registradas y aprobadas con la entidad SIN NOMBRE.

Por tanto, se podrá renombrar un DE (Documento Electrónico) e informar los datos de RUC/CI, dirección, etc. para volver a enviarlo al Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional y emitir una Nota de Crédito vinculada al mismo, teniendo en cuenta que el SIFEN no permite emitir una nota de crédito a una factura innominada.

Para el efecto, se incorporó en la barra lateral derecha, el botón Nominar.

Figura 1. Botón Nominar.

Este botón se muestra una vez que se haya registrado una factura vinculada a una entidad que tenga marcada la casilla de verificación Cliente Ocasional.

Así mismo, el botón se muestra disponible únicamente si la factura emitida a un cliente ocasional está con situación Aprobado en el SIFEN, y una vez realizado el evento de nominación, los informes asumen el nuevo dato de la entidad nominada.

Al hacer clic en el botón Nominar, el sistema direcciona a la pestaña Nominación.

Figura 2. Ventana Venta Normal - Pestaña Nominación.

En dicha pestaña está disponible explorar a través del filtro de búsqueda, las entidades en las cuales no se haya marcado la casilla Cliente Ocasional.

Por otro lado, en el espacio Entidad se debe ingresar los datos de la entidad seleccionada. Éstos datos informados se actualizarán tanto en Datos Iniciales, como en la pestaña Comprobante.

Al grabar el registro, la factura anteriormente innominada quedará como Nominada y su situación quedará como Pendiente Nominación. Cuando se envíe el evento al SIFEN y éste lo acepte, el DE quedará como Aprobado.

Figura 3. Ventana Impresión - Botón Nominación.

Al seleccionar la opción Imprimir, estará disponible el KuDE que mostrará los detalles actualizados de la entidad.

Por otra parte, cuando se envíe un evento de nominación y el DE adquiera el estatus Pendiente nominación por una interrupción en la conexión con el SIFEN o por falta de respuesta del mismo debido a que los datos de la entidad no fueron validados, se presentan dos situaciones:

Al volver a hacer clic en el botón Nominar, el sistema muestra el aviso emergente Deseas utilizar los datos del interno de nominación anterior? junto con las opciones Sí / No;

1. Al hacer clic en el botón Sí, el sistema envía el evento de nominación y asume los datos de la entidad ingresada inicialmente en la ventana Nominación.

2. Al seleccionar la opción No, se muestra la subventana Nominación, donde está disponible modificar los datos, lo cual el sistema reconoce como una nueva nominación. Posteriormente, al hacer clic en el botón Nominar, dicho evento será enviado nuevamente.

Por consiguiente, está disponible alterar los datos de la ventana Nominación aun cuando el documento electrónico se encuentre en situación Pendiente Nominación.

21. Mejoras en KuDE Nota de Crédito y KuDE Nota de Débito

La actualización de funciones y la distribución inteligente de información, son los cimientos sobre los cuales se edifican las mejoras visuales en los KuDE (Kuatia Documento Electrónico) de tipo Nota de Débito y Nota de Crédito; esto aumenta la eficacia operativa y proporciona una experiencia de usuario excepcional al simplificar y perfeccionar cada etapa.

Membretes y Observaciones

En lo que respecta al membrete, una vez insertado el logo de la empresa en FACTURAE, el mismo se visualiza en el KuDE Nota de crédito electrónica y KuDE Nota de débito electrónica.

Figura 1. Membrete KuDE nota de crédito electrónica.

Figura 2. Membrete KuDE nota de débito electrónica.

Figura 3. Observación de ítems y Observaciones Generales.

Figura 4. Observación en el pie de página.

Código Interno

Actualmente en FACTURAE está disponible la columna Información Adicional que a su vez muestra el campo Código Interno en el JSON del XML para informar dicho dato en un máximo de 8 (ocho) caracteres, el cual no se ubicará en los detalles para el DE. El ERP alimentará estas informaciones adicionales.

Este cambio se aplica en función de quienes no utilizan FACTURAX, pero sí hacen uso de FACTURAE.

Figura 5. Campo Código Interno en el JSON del XML.

Igualmente, en la base de datos de FACTURAE está disponible la columna “Información Adicional” que será alimentada por el JSON.

Figura 6. Campo Código Interno en el KuDE.

Campo Documento Asociado

El campo anteriormente denominado Documento Asociado, se muestra en el KuDE como Factura asociada.

Figura 7. Campo Factura asociada.

Exclusión del campo Cuotas

Actualmente, tanto en el modelo KuDE Nota de Crédito, como en el de Nota de Débito, ya no se muestra el campo Cuotas.

22. Visualizar valores gravados y exentos en documentos electrónicos

Al realizar una operación de Salida por Venta y registrar una mercadería que cuenta con la deducción de impuesto gravado y exento, los valores se reflejan correctamente, discriminando los importes gravados y exentos tanto en las columnas, como en el campo subtotal del KuDE Factura, Nota de crédito y Nota de Débito.

Figura 1. KuDE de Factura Electrónica - Columnas Exentas - Gravadas.

Figura 2. Consulta del Código de Control (CDC) del Documento Tributario Electrónico (DTE).

23. Realizar un catastro de traslado en Factura Salida por Exportación con Situación SIFEN No habilitado

Para realizar la impresión de las remisiones originadas en las operaciones Venta con Contrato Exportación y Venta con Exportación, el proceso se ejecuta desde la ventana Facturación del sistema Factura X, aún si las mismas muestran el estado No habilitado en el SIFEN.

Así mismo, para las operaciones de Salida por Exportación y Salida de Exportación por Contrato dentro del Catastro de Traslado, está disponible seleccionar las facturas que se encuentran con la situación No habilitado, propiciando que una vez generada la Nota de Remisión en Factura X > Facturación, el sistema considere como documento asociado los datos de la factura generada en la ventana Exportación.

Figura 1. Ventana Consulta de Facturas - Traslado.