Ocurrencias

Descripción funcional

El registro de Ocurrencias simboliza a todos los tipos de Ingresos, Descuentos y Gastos que la empresa puede tener para los funcionarios. Ejemplo: Salario Mensual, Horas extras, Complementos, Bonificaciones, Faltas justificadas y no justificadas, descuentos por llegadas tardías, entre otros.

Pasos a seguir:

1. Dirigirse a Registro > Planilla de Sueldos > Ocurrencias.

Figura 1. Ruta de Ocurrencias.

Al ingresar en la ventana de Ocurrencias, aparece tres botones que son para las siguientes funciones:

2. El botón Agregar (1), es para iniciar un nuevo registro de Ocurrencias.

3. El botón Alterar (2) como su nombre lo dice, es para realizar las modificaciones de las ocurrencias ya realizadas.

4. El botón Eliminar (3) es para inactivar los registros de ocurrencia.

5. El botón Salir (4) permite cerrar la ventana o salir de la aplicación una vez que has terminado de usarla. Es una forma fácil y segura de finalizar tu interacción con el programa.

6. En el apartado lateral derecho, esta el campo de Orden, en este punto se selecciona la manera en que el usuario desea buscar sus ocurrencias previamente creada, puede realizar su selección a través de la opción de despliegue.

Figura 2. Ventana de Ocurrencias.

7. El sistema completa automáticamente el campo Código, luego de que el registro es grabado.

8. En el campo de la Nombre, se escribe el nombre de la Ocurrencia que el usuario desea visualizar.

9. En el apartado de Tipo, se tiene como opción varias clases con sus respectivas características.

• DESCUENTO: Estos deben cumplir con la ley y ser acordados por escrito entre el empleador y el empleado, especificando claramente el monto y la frecuencia. Ej. Adelantos, descuento de seguro medico, descuento por pago de plan de telefonía, etc.

• PROVISIÓN: Este tipo de ocurrencia no descuenta ningún valor del pago del funcionario, su función es "reservar" un porcentaje de lo que fue pagado al funcionario para un pago o descuento posterior en base a las reglas de provisión que deben ser configuradas por SQL en la misma ocurrencia. Este tipo de ocurrencia es utilizado generalmente para el cálculo de Aguinaldo a pagar al funcionario a fin de año, donde, al cerrar la planilla de pagos mensual, el sistema en base a esta ocurrencia ya "reserva o provisiona" el valor a abonar al funcionario al momento del pago de aguinaldo.

• RENDIMIENTO: El tipo Rendimiento representa a una remuneración "a más" que el funcionario podría recibir al momento del pago de salarios, y que afecta directamente al valor a recibir del momento. Ej. Comisiones, bonificaciones, etc.

• SALARIO: Todo funcionario debe tener un tipo de remuneración de forma obligatoria, sin importar de que tipo sea (Mensual, Semanal, Quincenal, etc.), este tipo de ocurrencia representa a la forma en la que el funcionario recibirá sus remuneraciones.

10. En el siguiente apartado de Tipo Planilla Aplicada tiene como opción dos clases de modalidades de pago que se pueden utilizar dentro del sistema Dolphin ERP.

• NORMAL: un tipo de planilla "normal", representa a que dicha ocurrencia podrá ser utilizada durante el periodo de pago "normal" que utiliza la empresa, y podrá ser liquidada al momento del pago a los funcionarios.

• ESPECIAL: una ocurrencia del tipo de planilla "especial" representa a un pago que se deberá efectuar a un funcionario de forma excepcional y fuera del periodo de pago normal. Ej. Pre-avisos, liquidación del funcionario, etc.

En la sección siguiente, encontrarás las opciones para configurar una Ocurrencia, donde puedes establecer su funcionamiento. A continuación, se detalla cada una de estas opciones:

11. La casilla de Padrón Nuevos Contratos? se selecciona para que al registrar un nuevo contrato de trabajo, todas las ocurrencias que están marcadas con esta opción serán agregadas automáticamente al contrato que se está registrando.

12. La siguiente casilla, Incide en cálculo del salario padrón? se utiliza para que el valor de la ocurrencia sea considerada en la sumatoria como parte del salario padrón, generalmente considerado para provisión de aguinaldo a pagar, pre-aviso, indemnizaciones, etc.

13. La próxima casilla Incide en cálculo de disponibilidad de Adelantos? al marcar la opción, esta ocurrencia afectará a la disponibilidad de adelantos del funcionario. Ej. Si el funcionario gana 1.000 Us mensualmente y tiene una ocurrencia de Descuento de 300 Us con esta opción marcada, significa que el porcentaje de adelanto que el funcionario puede retirar se va a calcular en base a 700 Us. Esto también se aplica para las ocurrencias que suman (Rendimiento) al salario base.

14. En la casilla Incide en cálculo de IPS? se establece si se considerará el valor del honorario para el aporte de IPS del funcionario (empleado y patronal).

En el apartado de Cálculos de ocurrencias aparece las opciones a seleccionar, en la cual es para los cálculos de la planilla de sueldo

1. La selección de Utiliza SQL? se utiliza para

2. La opción de Pago de Pre-aviso? se utiliza para identificar que dicha ocurrencia será usada para la liquidación de pago de PRE-AVISO del funcionario al momento de su salida.

3. La selección de Pago de Indemnización? es utilizado para identificar que dicha ocurrencia será usada para la liquidación de pago de Indemnización del funcionario al momento de su salida.

4. La opción de Vacaciones proporcionales? Se selecciona para el calculo del honorario, teniendo encuentra el tiempo que han trabajado en la empresa durante un año incompleto.

En el siguiente apartado se encuentra las opciones de SQL para Cálculo de planilla de sueldos y SQL Cálculo de Liquidaciones se pueden usar para todos los tipos de ocurrencia, siempre y cuando exista una formula a utilizar para calcular automáticamente el valor de la ocurrencia en cuestión.

Ejemplo: IPS Empleado es el 9% del salario padrón del funcionario, para este caso se tiene una formula que se puede utilizar para el cálculo automático del valor de descuento al funcionario.

A continuación, en el apartado de Centro de Costos, se agrega los centros de costos en donde estaría afectando.

1. El campo de Cta. Provisión es una opción que se habilita solamente cuando el tipo de Ocurrencia es PROVISION o DESCUENTO, y en ella se especifica cual será la cuenta contable que el sistema utilizará para registrar el movimiento contable de los valores provisionados o descontados. Se puede realizar la búsqueda digitando el código de la cuenta o con las teclas especiales control F2.

2. En el botón de Agregar, se selecciona para poder vincular el Centro Costos y Cta. Gastos a la ocurrencia.

3. En el campo de Centro Costo, se selecciona el centro de costo a modo de controlar y asignar los gastos asociados con actividades específicas. Se puede digitar el código o utilizar la opción de despliegue. Para interiorizarse acerca de como crear un centro de costos, acceder al siguiente enlace Crear un Centro de Costo.

4. A continuación, con el campo de Cta. Gastos, se agrega la cuenta a donde se asignara los movimientos. Puede digitar el código o con la tecla especial control F2.

Figura 3. Ventana de Ocurrencias.