Ordenes de Servicio

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Last updated: Nov 18, 2024 by Lila Celenia Mendieta Zárate
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Descripción funcional

El documento Órdenes de Servicio tiene como objetivo explicar el funcionamiento del Módulo de Control de Órdenes de Servicio y los pasos necesarios para registrar y gestionar órdenes dentro del sistema. Este módulo permite un seguimiento detallado de los servicios realizados, reparaciones o tareas asignadas a productos.

Pasos a seguir:

  1. Dirigirse a Movimientos > Oficina > Ordenes de Servicio.

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Figura 1. Ruta a la Ventana de Ordenes de Servicio.

 

  1. En Situación se completa de forma automática cuando se crea o modifica una orden de servicio, indicando el estado actual de la misma, como abierta o cerrada.

  2. En Código se asigna de forma automática al crear la orden, generando un identificador único que facilita el seguimiento.

  3. El campo Entidad , digitar el código interno de la entidad o utilice la combinación de teclas Ctrl + F2 para abrir la ventana de búsqueda avanzada. Es un campo obligatorio que identifica al cliente o la empresa a la cual está asociada la orden.

  4. En Moneda, ingresar el código interno correspondiente a la moneda que se utilizará en la transacción. Este campo es obligatorio.

  5. En campo Probl. completar con una descripción el problema o el servicio que se realizará.

  6. El campo N. Identificación es utilizado para registrar la identificación relacionado con el cliente o el servicio.

  7. En Local, se completa de forma automática con los datos de la sucursal y el departamento donde se realiza la orden de servicio.

  8. En Entrada, registrar la fecha y hora de ingreso del activo o equipo que recibirá el servicio.

  9. En Fecha Prevista Salida, ingresar la fecha estimada de finalización del servicio.

  10. En Vendedor , se debe digitalizar el código interno del vendedor que está gestionando la orden o utilizar Ctrl + F2 para abrir la búsqueda avanzada. Es un campo obligatorio para identificar al responsable de la venta o coordinación del servicio.

  11. En el campo Mecánico Resp., ingrese el código interno del mecánico encargado del servicio, o utilice Ctrl + F2 para buscar.

  12. En el campo Check-in, registre el momento en que se confirma la recepción del activo para iniciar el servicio.

  13. En Vehículo/Maquina, digitar el código interno del activo que está recibiendo el servicio. Esto permite asociar la orden con un equipo específico dentro del sistema.

  14. En el campo Km/Hora, ingrese los kilómetros o las horas de uso registradas del activo en el momento de su recepción para el servicio.

  15. En el campo Chasis, escriba el número de chasis del activo. Este dato es importante para identificar el vehículo o la máquina con mayor precisión.

  16. En el campo Tanque, seleccione el nivel del tanque de combustible o fluido del activo al momento de la recepción.

  17. En el campo Año, digitar el año de fabricación del activo, que puede ser relevante para la valoración del servicio o las piezas requeridas.

  18. En campo Chapa, ingrese el número de matrícula o placa del vehículo, asegurando la correcta identificación dentro del sistema.

  19. En campo Motor, escriba el número de motor del activo.

  20. En Color, digitar el color del activo.

  21. En el campo Tipo Motor, seleccionar el tipo de motor del activo, ejemplo: gasolina, diésel o eléctrico.

En el siguiente apartado de la pestaña Items de la OS, se encuentran los campos para seleccionar la mercadería, que serán los servicios a realizar sobre el activo previamente seleccionado. Este apartado es crucial para detallar cada servicio o producto involucrado en la orden de servicio, permitiendo un seguimiento detallado de lo que se ejecutará.

  1. En el campo Mercadería , se debe seleccionar el servicio o producto a realizar sobre el activo. Es posible buscar digitando el código interno del servicio o utilizando las teclas ctrl + f2 para abrir la búsqueda avanzada.

  2. El campo Cantidad es obligatorio, y aquí se debe ingresar la cantidad de servicios o productos a aplicar al activo.

  3. En el campo Unitario, se debe ingresar el precio unitario del servicio o producto.

  4. El campo Fabricante se completa automáticamente con el dato del fabricante asociado a la mercadería seleccionada.

  5. En el campo Observación, se puede ingresar cualquier anotación o comentario adicional sobre el servicio o producto.

  6. El campo Costo se completa de manera automática, considerando el costo de compra del producto, pero solo si la mercadería es del tipo producto. Si se trata de un servicio, este campo permanece sin completar, ya que no aplica.

  7. El campo Unidad se completa de forma automática con el dato del embalaje del producto o servicio seleccionado, como unidad, litro, pieza, entre otros, facilitando un correcto control de las cantidades manejadas.

  8. El campo Total se completa de manera automática multiplicando el valor ingresado en el campo Cantidad por el valor del campo Unitario.

  9. Para finalizar la inclusión del ítem en la orden de servicio, es necesario hacer clic en el botón Aceptar para confirmar la adición de la mercadería o servicio. Esto permitirá que el artículo se agregue correctamente dentro del orden.

  10. También es posible hacer clic en el botón Eliminar para eliminar cualquier ítems que haya sido agregado por error o que ya no sea necesario dentro de la orden de servicio.

  11. Si se necesita agregar un nuevo ítem, se puede hacer clic en el botón Nuevo , lo cual habilita los campos para ingresar más productos o servicios.

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Figura 2. Ventana de la Ventana de Ordenes de Servicio.

 

En la pestaña Requisiciones, se puede agregar la requisición que debe estar previamente vinculada a la orden de servicio en proceso de registro. Es importante recordar que se puede crear la requisición desde la ventana Orden de servicio, y que dicha ventana debe ser guardada para generar el código de registro, lo que permitirá la correcta vinculación con la requisición. Para más detalles sobre el registro de requisiciones, se puede consultar Requisiciones

  1. Para iniciar el registro o vinculación de una requisición previamente registrada, hacer clic en el botón Requisiciones, el cual se habilita únicamente después de guardar la orden de servicio.

  2. En Garantías/Convenio, seleccionar las opciones disponibles para agregar.

  3. Hacer clic en el botón Agregar garantía/convenio del ítems para habilitar la opción de selección Garantia/Convenio.

  4. Hacer clic en el botón de Excluye garantía/ convenio del ítems para deshacer la selección agregada.

  5. Hacer clic en el botón Guarda garantía/convenio del ítems para agregar la Garantías/Convenio seleccionada.

  6. Hacer clic en el botón Puerta garantía/convenio del ítems para inhabilitar los botones Agregar garantía/convenio del ítems y Excluye garantía/ convenio del ítems.

Figura 3. Ventana de Ordenes de Servicio.

 

  1. En el campo Mecánico , se debe agregar la entidad con clasificación mecánica. Para esto, es posible digitalizar el código interno o utilizar las teclas Ctrl + F2 para acceder a la búsqueda avanzada.

  2. En el campo Observación , se pueden ingresar anotaciones o comentarios adicionales sobre el mecánico seleccionado.

  3. En la opción de selección Situación , se ofrecen las opciones de ACTIVO e INACTIVO para informar el estado del mecánico en el artículo agregado.

  4. Para finalizar la inclusión del mecánico en la orden de servicio, es necesario hacer clic en el botón Aceptar para confirmar la adición del mecánico.

  5. Si se desea eliminar un elemento que fue agregado por error o que ya no es necesario, se puede hacer clic en el botón Eliminar.

  6. Si se necesita agregar un nuevo mecánico, hacer clic en el botón Nuevo , lo que habilitará los campos necesarios para la entrada de información.

Figura 4. Ventana de Ordenes de Servicio.

 

  1. Una vez completado todo, hacer clic en el botón Cerrar Orden de Servicio, esto a modo de que su situación este como cerrada y así proceder con las operaciones de facturación.

  2. Una vez informado todo, se procede a hacer clic en Grabar o con la tecla F6.

Figura 5. Ventana de Ordenes de Servicio.