Descripción funcional
El plan de cuentas es una herramienta fundamental en contabilidad, la cual organiza y clasifica las transacciones financieras de una empresa de manera sistemática.
Los Activos representan los recursos controlados por la entidad, como efectivo, cuentas por cobrar y propiedades. Los Pasivos comprenden las obligaciones financieras, como deudas y cuentas por pagar. El Patrimonio refleja la inversión de los dueños y las utilidades acumuladas. En cuanto a los Ingresos, engloban las ganancias generadas por las operaciones comerciales (ventas, ingresos varios, etc.), mientras que los Egresos (IPS, Sueldos, gastos varios, etc.), abarcan los costos y gastos asociados a dichas operaciones.
Un plan de cuentas bien estructurado facilita la elaboración de informes financieros precisos y contribuye a una gestión contable eficiente, permitiendo a las empresas cumplir con las normativas contables.
Distintos pasos para configurar los accesos y restricciones del Plan de Cuentas del sistema Dolphin ERP:
Por Administrar
Dirigirse a Registro > Configuraciones > Administrar.
Figura 1. Ruta de acceso a Administrar.
En la ventana Administrar, dirigirse a Sistema > Dolphin > Registro >Contabilidad > Plan de Cuentas. Aquí, seleccionar Grupos o Usuarios.
Seleccionar un grupo o usuario (dependiendo de la selección anterior).
En la lateral derecha de la pantalla, se presentan los Permisos, siendo estos: Consultar, Incluir, Editar y Excluir. Marcar las casillas de verificación correspondientes según sean otorgados los permisos.
Figura 2. Ventana Administrar.
Por sucursal
Dirigirse a Registro > Contabilidad > Plan de Cuentas.
Figura 3. Ruta de acceso a Plan de Cuentas.
Seleccionar una de las cuentas y hacer clic en el botón Editar.
Figura 4. Ventana Plan de Cuentas.
En el inferior de la ventana Plan de Cuentas, se encuentra la sección Control de Acceso, al informar una Sucursal, la cuenta seleccionada solo podrá contener transacciones dentro de dicha sucursal. Por otra parte, estará disponible para todas las sucursales en el caso de dejar la opción en blanco.
Seguidamente, hacer clic en el botón Grabar, para guardar los cambios.
Figura 5. Ventana Plan de Cuentas - Control de Acceso.
Por usuarios o grupos de usuarios
Dirigirse a Registro > Contabilidad > Plan de Cuentas.
Seleccionar una de las cuentas y hacer clic en el botón Editar.
En la lateral inferior derecha de la ventana Plan de Cuentas, hacer clic en el botón Usuarios, para acceder a la ventana Permisos de Cuenta para Usuarios, donde es posible detallar cuales usuarios o grupos de usuarios podrá utilizar la cuenta que se desea limitar.
Ingresar el código interno o desplegar la barra de opciones y seleccionar el usuario o el grupo de usuarios deseado.
Hacer clic en el botón Agregar.
Figura 6. Ventana emergente Permisos de Cuenta para Usuarios - Usuarios de la Cuenta.
La pestaña Transferencia a Cuentas, tiene la función de copiar los privilegios de usuarios de una determinada cuenta, agregar una cuenta y automáticamente el sistema selecciona los usuarios que tienen acceso a dicha cuenta y los copia a la cuenta que estamos modificando.
Ingresar el código interno de la cuenta o con la tecla Fn F2, acceder al listado del Plan de Cuentas. Seleccionar y hacer clic en el botón Agregar y seguidamente en Salir.
Hacer clic en el botón Grabar, para guardar los cambios.
