Descripción funcional
En este espacio se explican las implicancias del registro de periodos operacionales del sistema Dolphin en el proceso de cierre contable de la empresa.
Un periodo operacional en el sistema, representa un periodo de tiempo, generalmente representado en meses, en los cuales son realizados todos los asientos a nivel contable de la empresa.
El periodo es muy importante para los contadores, ya que esto permite controlar y evitar que los usuarios realicen registros mientras se esta trabajando en el cierre contable, y también bloquea a los usuarios a realizar registros en los periodos ya cerrados.
Pasos a seguir:
Ir a Registro > Configuraciones > Liberación de Periodos Operacionales.
Figura 1. Ruta de acceso a Liberación de Periodos Operacionales.
En Lista de Liberaciones, se muestran todas las liberaciones de periodos operacionales registradas previamente. Pueden ser encontradas por medio de los filtros de búsqueda que ofrece el interfaz.
Para el ejemplo, se pueden observar los periodos mensuales, habilitados por sucursal y por departamento. Por lo tanto es posible manipular acorde a cada sucursal y departamento.
Al alterar uno de los meses, tenemos la opción de ACTIVA o INACTIVA en los campos de ‘'Situación p/Operaciones’' y ‘'Situación p/Contabilidad’'. Supongamos que llega fin de mes y por política de la empresa, no se pueden realizar registros en meses anteriores al mes vigente actual, entonces, el departamento contable coloca como INACTIVA la situación para operaciones, dejando la situación para Contabilidad ACTIVA, ya que aún no fueron realizadas las verificaciones correspondientes y es posible que se tengan que realizar algunos ajustes contables aún antes del cierre definitivo del mes. Esa sería la funcionalidad de ambas situaciones. Pero es bueno que sepan, que para ejecutar las rutinas para cierre contable, es necesario que todos los periodos del mes o año que se estarán cerrando estén inactivos y que ambas situaciones, tanto para operaciones como para contabilidad estén también en esa situación.
Comprendido esto, mas abajo tenemos la opción de agregar usuarios o grupos, esta opción puede ser utilizada por el departamento contable de la empresa, considerando que si se vincula un usuario a un periodo, solo ese usuario o grupo de usuarios podrán realizar movimientos en este periodo. Por ejemplo, podríamos tener un grupo de usuarios llamado CONTABILIDAD, y vincularlo al periodo para que solo los usuarios de contabilidad tengan acceso al realizar movimientos en este periodo, esta opción generalmente es utilizada para realizar ajustes previos al cierre contable.
Continuando con nuestro ejemplo, debemos INACTIVAR todos los periodos del año 2021, ya que estamos haciendo un cierre anual.