Descripción funcional
En este espacio se muestran los pasos del registro de Viajes, el cual representa cual Transportadora, cual camión y cual chofer van a ser asignados a una determinada Orden de Carga.
Este registro se encuentra en una ventana separada debido a las siguientes consideraciones:
Suponiendo una planificación de embarque en la cual se generan 30 Ordenes de Carga de forma automática, dicha planificación representa la "necesidad de embarque", en dicho momento, en la mayoría de los casos no se tiene información de cual será la Transportadora/camión/chofer que realizará el trabajo, estos datos se obtienen al terminar las negociaciones con la transportadora.
Al contratar los servicios de flete de una transportadora, envían vía correo electrónico los datos de los camiones y choferes que van a realizar el embarque, este proceso en épocas de mayor movimiento no siempre es posible, por lo que la negociación con la transportadora ocurre en su mayor parte vía telefónica. La única información que la empresa tiene en ese momento es la cantidad de camiones que irán al silo a realizar el embarque, desconociendo los datos del camión y el chofer que van a llegar al silo, por lo que el registro de viaje quedaría en manos del basculero o alguna persona encargada del silo.
Pasos a seguir:
Dirigirse a Movimientos > Flete > Viajes.
Figura 1. Ruta de acceso a Viajes.
En la pestaña Lista de viajes, se mostrarán los registros guardados. Para crear un nuevo registro, hacer clic en Agregar o pulsar la tecla F6.
Figura 2. Lista de Viajes.
En Ficha del viaje, los campos Código, Sucursal, Usuario, Situación y Emisión, son completados automáticamente al iniciar el registro.
En el campo obligatorio Salida, informar la fecha real del embarque.
Opcionalmente informar la Legada, Retorno, Transportadora, Km salida, Km llegada y Peso total.
Figura 3. Ficha del Viaje.
En la pestaña Ordenes de carga, informar el Código de Planificación.
Figura 4. Ordenes de carga.
En la pestaña Vehículos, al seleccionar el Tipo vehículo como Propio y al seleccionar la búsqueda de registros, se abre la ventana Consulta Bienes del tipo RODADOS.
Figura 5. Vehículos.
En la pestaña Vehículos, al seleccionar el Tipo vehículo como Tercero y al seleccionar la búsqueda de registros, se abre la consulta Unidades vehiculares previamente registradas.
Nota: Como la selección de Tipo de Vehículo ya está definida en la Orden de Carga, para poder mudar esto en el viaje se debe marcar la casilla Permite seleccionar tipo de vehículo (Propio o Tercero) en el viaje? en Configuraciones Generales.
Figura 6. Consulta de Unidades Vehiculares.
Como generalmente los camiones tienen un acoplado separado del vehículo principal, dicho acoplado es registrado en el sistema como otra unidad vehicular (caso tercero) u otro bien (caso propio). Ambas unidades vehiculares deben agregarse al viaje, siempre seleccionando el camión como Vehículo principal.
Figura 7. Mensaje de Confirmación.
Nota: Al realizar un viaje, colocando un Vehículo principal y su acoplado correspondiente, para el próximo registro de viaje que se va a realizar utilizando el mismo vehículo, el sistema va a preguntar si de sea agregar el acoplado correspondiente de forma automática.
Figura 8. Vehículos.
Una vez seleccionado un chofer para una determinada unidad vehicular, para el próximo registro utilizando la misma unidad, el sistema sugerirá automáticamente el chofer seleccionado inicialmente.
Figura 9. Chofer.
En Anticipos de viáticos, es posible vincular anticipos a un viaje. Su propósito es permitir que uno vincule un anticipo entregado a la persona que realizó un viaje, permitiendo rastrear este anticipo para un posterior descuento en la liquidación.
Permite editar (eliminar / agregar) más títulos siempre que el estado del viaje sea "Abierto / En transporte".
Figura 10. Anticipos de viáticos.
Permite seleccionar títulos, desde el momento en que se selecciona un transportista. Sin el transportista o incluso si se cambia el transportista, los títulos seleccionados serán excluidos para el viaje en cuestión.
La lista de títulos, valida títulos ya agregados en un viaje y permite la selección de un título previamente seleccionado en otro viaje, si su situación es "Cancelada". En otra situación, el título no aparecerá para su selección en más de un viaje.
Observaciones: Para cerrar un viaje, tener en cuenta la Situación de Monitoreo del vehículo de las unidades vehiculares asociadas al viaje, ambas deben estar con la situación "Final". Para abrir un viaje cerrado, editando y guardando de nuevo el registro, el sistema consultará si se desea cambiar la situación del viaje a ABIERTO, luego será posible volver a cerrar y guardar el registro.
