En este espacio se muestra las informaciones básicas para el correcto registro de mercaderías en el sistema Dolphin ERP.
Pasos para acceder a la ventana Mercaderías
Ir a Registro > Facturación > Mercadería
Figura 1. Ruta de acceso y ventana Mercaderías
Opciones dentro del registro
En la lateral derecha de la ventana, se muestra el apartado Opciones cuyas funciones se desglosan a continuación.
Áreas de Aplicación: anteriormente se utilizaba para informar todas las áreas en las que es posible aplicar un producto. Sobre el punto vale destacar que dicha información se ingresa actualmente en el campo Aplicación.
Código de Barras: se utiliza para registrar el código a ser utilizado o bien, para generar uno nuevo para una determinada mercadería. Con esto es posible utilizar un lector de código de barras al momento de facturar un producto. En el caso de registrar el código de barras que ya figura en un producto, realizar la lectura del mismo a través del lector y posteriormente hacer clic en el botón Aceptar. De existir la necesidad de de generar una nueva etiqueta de código de barras, seguir los pasos:
2.1. Hacer clic en el botón Automático.
2.2. Seleccionar el modelo de Tipo de Etiqueta.
2.3. Escoger la Impresora.
2.4. Ingresar la Cantidad de copias.
2.5. Hacer clic en el botón Imprimir.
Figura 2. Ventana Código de Barras
Configuración de Stock: sirve para configurar una cantidad mínima y máxima de stock para las sucursales y departamentos. Para el efecto, seguir los pasos:
3.1. Informar la Sucursal.
3.2. lngresar el Departamento.
3.3. En Min. y Max., ingresar las cantidades.
3.4. Hacer clic en el botón Ok.
Figura 3. Ventana Código de Barras
Configuración de Ventas: sirve para configurar un margen de seguridad para el precio de venta, en el cual se aplica un porcentaje mínimo y máximo sobre el costo, siguiendo los siguientes pasos:
4.1. Seleccionar la moneda.
4.2. En Depósito, ingresar una información es opcional.
4.3. En % Margen Seguridad, informar el porcentaje mínimo a ser aplicado al costo y en el siguiente campo, ingresar el porcentaje máximo.
4.4. Hacer clic en el botón Ok.
Figura 4. Ventana Configuraciones de Venta - Mercadería
Ficha de Mercadería: muestra los Filtros del Informe en los cuales se visualiza los movimientos de entrada y salida de las mercaderías.
5.1. Seleccionar las opciones disponibles.
5.2. Al hacer clic en Ok, se muestra la Ficha de Mercaderías Fast reflejando las informaciones basadas en los filtros seleccionados.
Figura 5. Ventana Ficha de Mercaderías - Fast
Saldo en Stock: sirve para consultar el stock y otras informaciones importantes, relacionadas a las mercaderías. Al hacer clic en el botón OK, se muestra la ventana Saldo en Stock - GRID y están disponibles los datos referentes a la Sucursal, el Código del Departamento, el saldo en stock, el costo medio, el pedido a ser recibido y entregado, el saldo proyectado y otros.
Figura 6. Ventana Saldo en Stock - GRID
Tablas de precio: sirve para consultar y definir el precio de las mercaderías para todas las tablas configuradas en la base.
7.1. En la ventana Mantenimiento de precios, para agregar o alterar los valores tanto en la fila A crédito, como Al contado, Mayorista o Minorista, hacer clic en la columna Valor.
7.2. En el campo Histórico, agregar una descripción complementaria, por ejemplo: Actualización de precio.
7.3. Ir al ícono ubicado en la barra de herramientas en la parte superior de la ventana y hacer clic en Grabar.
Figura 7. Ventana Mantenimiento de Precios
Ubicación: ayuda a localizar en dónde se encuentra la mercadería de una determinada sucursal y departamento.
8.1. En la ventana Ubicación - Mercadería, en Sucursal, seleccionar una opción de la lista desplegable.
8.2. En el campo Departamento, seleccionar un departamento.
8.3. En el campo Cód. Ubicación, informar, por ejemplo la ubicación bloque A depósito 2.
8.4. Hacer clic en el botón OK.
Documento(s)anexo(s): en este espacio está disponible adjuntar una imagen o algún documento que contenga informaciones referentes a las mercaderías. Para el procedimiento, seguir los pasos que se detallan abajo:
9.1. En la ventana Documento(s) anexo(s) (Mercaderías), Hacer clic en el botón Agregar o digitar la tecla F3.
9.2. Hacer clic en el botón Anexar y seleccionar la imagen o el documento.
Aquí está disponible modificar el Nombre del documento en el caso de que se requiera.
9.3. El campo Tipo de documento es de llenado opcional por lo que es posible dejarlo en blanco.
En el caso de que se presente la necesidad de informar el Tipo de documento, estos deben ser previamente registrados en el sistema.
9.4. En el campo Obs., agregar alguna descripción complementaria y relevante.
9.5. Hacer clic en el botón Grabar.
Figura 8. Ventana Documento(s) anexo(s) (Mercaderías)
Algunas de las opciones mencionadas en este documento, están controladas por permisos de usuario, por tanto, el administrador del sistema deberá disponer las autorizaciones según corresponda.
Mercaderías tipo producto
En este espacio se muestra el proceso de registro de una nueva mercadería
En esta pantalla se muestran todas las mercaderías previamente registradas de acuerdo a los datos especificados en el filtro de búsqueda. Para generar un nuevo registro seguir los pasos detallados a continuación:
Pestaña Datos Generales
Hacer clic en Agregar o digitar la tecla F3. Con esto se activan los campos a ser completados en la pestaña Datos Generales del sistema.
Figura 9. Ventana Mercaderías - Pestaña Datos Generales
En Tipo (de mercadería), seleccionar la opción Producto.
En el campo Nombre, informar la denominación de la mercaderías, por ejemplo: insumos. Aquí, al pulsar la tecla Enter, el sistema completará el Nombre para impresión con el mismo dato ingresado. Igualmente en el caso de necesitar alterarlo, hacer clic en el campo y modificar.
Figura 9. Campos Nombre y Nombre para impresión
En el campo SubGrupo, ingresar al subgrupo de mercaderías al cual pertenece.
Para registrar mercaderías en el sistema, los subgrupos deben ser registrados previamente y los accesos correspondientes, habilitados.
En Embalajes está disponible seleccionar de entre las opciones de litraje. Al efectuar el proceso, el sistema completa automáticamente el código y el Peso (Kg)
Figura 10. Campos Embalajes y Peso (Kg)
En el campo Tipo IVA, el sistema lo completa al informar el subgrupo.
Está disponible alterar a otro tipo de IVA toda vez que la casilla de verificación IVA controlado en subgrupo de productos, ubicada en la configuración general, no haya sido marcada.
Figura 11. Campo Tipo IVA
Para el campo Moneda, el sistema sugiere Guaraní, sin embargo está disponible seleccionar otra moneda de entre las opciones.
En Disponible para > Sucursal, si las mercaderías se encuentran en una sucursal específica, es posible seleccionar las opciones Sucursal y Departamento.
Figura 12. Campos Sucursal y Departamento
Pestaña Control
Al acceder a la pestaña Control, se muestra algunas configuraciones para las mercaderías. Para iniciar, al registrar un artículo el sistema marca de forma predeterminada la casilla Calcula comisión.
En el caso de optar por dejar la casilla sin marcar, no se consideran las mercaderías para el pago de comisiones sobre la venta de las mismas.
La opción Controla Minorista se muestra disponible una vez que al acceder a Configuraciones > Configuraciones Generales > Facturación, la casilla Utiliza control de Minoristas, haya sido previamente seleccionada.
Figura 13. Casilla de verificación Utiliza control de minoristas?
Esta función está disponible para los casos de venta de productos tanto por caja, como por unidad, a fin de que el sistema considera la venta de unidades contenidas en una caja.
Al marcar la casilla Controla lote?, el sistema requiere que se asocien los lotes correspondientes.
Marcar la opción Controla N° de Serie?, exige la vinculación del número de serie correspondiente en cada movimiento de facturación y habilita para seleccionar las siguientes opciones, de conformidad con las especificaciones del Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN):
Libre (No rastreable), permite hasta 30 (treinta) dígitos en el registro de número de serie.
En el caso de seleccionar Automotores (chasis) está disponible ingresar hasta 17 (diecisiete) caracteres.
Para Rastreable (N° de serie), el límite es de 10 (diez dígitos).
Figura 14. Casilla de verificación Controla N° de Serie?
5. La opción Tipo de Inmueble? está disponible exclusivamente para empresas del rubro inmobiliario con el objetivo de establecer un control sobre los loteamientos.
La casilla Régimen Turismo? está disponible para implementar controles relacionados al decreto que regula dicho régimen.
Marcar la opción SubProducto en el caso de que la empresa pertenezca al sector agrícola y necesite dar entrada a una carga de la mercadería sin vincularla a un Contrato de granos, cuando en la base está activo el control de apropiación automática de contratos.
Al seleccionar la casilla Producto Agrícola (Ley 6.380), el sistema aplica la retención de renta sobre autofactura para esta mercadería.
Pestaña Recetario
En ella está disponible proporcionar el registro del Servicio Nacional de Calidad Vegetal y de Semillas (SENAVE) y el registro del Servicio Nacional de Calidad y Salud Animal (SENACSA), específicos para el producto en cuestión.
El campo Toxicología sirve para clasificar los productos formulados, además de los ingredientes activos de los productos fitosanitarios de acuerdo a los resultados de diversos estudios de toxicología, tomando en cuenta los criterios internacionales de la Organización Mundial de la Salud (OMS)
Esta clasificación divide a los productos fitosanitarios en 5 categorías:
CATEGORÍA | DESCRIPCIÓN |
|---|---|
Ia | Extremadamente peligroso |
Ib | Altamente peligroso |
II | Moderadamente peligroso |
III | Ligeramente peligroso |
IV | productos que normalmente no presentan peligro |
Pestaña Fabricante/Catálogo
1. En el campo Nombre, ingresar la denominación del fabricante de la mercadería.
Informar el Código del fabricante.
En Origen, completar con el país de origen de la mercadería.
En el apartado informaciones para Catálogo, en el campo Descripción, mencionar detalles de la mercadería, incorporando las medidas del producto.
Para añadir una imagen de la mercadería, hacer clic en el botón buscar o utilizar el atajo, presionando las teclas (Alt + B). Con esto, el sistema abre la ventana Abre Imagen para el Grupo desde la cual es posible añadir documentos almacenados en el equipo.
Figura 14. Casilla de verificación Controla N° de Serie?
Con el icono de Limpiar (Alt + R) se excluye o elimina la imagen adjunta y con la herramienta Zoom (Alt + Z), se visualiza con más detalles la imagen anexada.
Figura 15. Íconos del sistema - Buscar, limpiar y zoom
Pestaña Similares
En este apartado está disponible crear una lista de mercaderías que comparten características o composición similares al producto registrado.
En Mercadería, digitar el código de la misma o situar el cursor en el campo y luego pulsar la tecla F2, con la cual el sistema abre el filtro de búsqueda.
Hacer clic en el botón OK para visualizar todas las mercaderías registradas.
Seleccionar la mercadería y hacer clic en el botón Confirmar.
Hacer clic en el botón Insertar, con lo cual el sistema añade la mercadería seleccionada.
Figura 16. Ventana Mercaderías - Selección de Mercaderías Simples
Pestaña Integración
Esta pestaña sirve para realizar la incorporación de otros sistemas con el sistema Dolphin ERP, tal como su nombre lo indica, para integrar otro recurso.
Pestaña Histórico de Compras
Se utiliza esta ventana para ejercer un control manual sobre las negociaciones realizadas antes de la compra de una determinada mercadería y medir la evolución de su posible costo.
En los campos Fecha Registro y Fecha Compra, seleccionar del calendario dichas informaciones.
En Moneda, está disponible seleccionar la moneda.
En el campo Valor, ingresar el importe o hacer clic en el ícono de la calculadora para digitarlo y luego hacer clic en el ícono Incluir.
También es posible excluir, modificar, guardar y cancelar el registro, por medio de los íconos disponibles.
Agregados todos los datos y verificadas las configuraciones, hacer clic en 'Grabar' o pulsar la tecla F6.