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V 23.10.0.0

Descripción funcional

Pasos a seguir:

Privilegios: Para acceder a los nuevos tipos de operaciones, el usuario administrador debe otorgar los accesos siguiendo la siguiente ruta desde Datapar ERP:

A. Ir a Registro > Configuraciones > Administrar > Usuarios (seleccionar el nombre del usuario al cual se concederá los accesos) > Facturación > Ventas Resumidas.

• OP 55 - Salida por Venta Resumida

• OP 56 - Salida por Venta Resumida Financiero.

B. Configuraciones predeterminadas (default).

El usuario a quien se concedió los privilegios, podrá utilizar los recursos una vez que el administrador haya realizado una serie de configuraciones previas para la automatización de las operaciones. Éstas configuraciones se realizan desde Datapar Sales y deben ser ajustadas para cada sucursal. Es decir, en el caso de que las empresas cuenten con varias sucursales, para cada una de ellas se repetirá el proceso de configuración.

• Acceder a Menú > Configuraciones > Configuraciones Venta Resumida.

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Figura 1. Ventana Configuraciones Generales - Configuraciones Venta Resumida.

1. Sucursal: El sistema asume por defecto la información de la sucursal en la cual el usuario administrador haya iniciado sesión (log in). En el caso de que necesite realizar la configuración de otra sucursal, debe cerrar sesión y volver a iniciarla en la sucursal correspondiente.

2. Grupo de usuarios supervisores: en este ítem se configura un grupo de usuarios (Grupo de usuarios de Datapar ERP), lo que servirá para controlar los descuentos otorgados sobre las ventas. Éstos descuentos podrán otorgarlos únicamente los usuarios operadores de caja que integren el grupo mencionado.

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Figura 2. Ventana Administrar - Grupos.

3. Entidad default VR: en éste campo se configura una entidad que el sistema asumirá por defecto al momento de registrar una salida por venta resumida. Es importante resaltar que si bien el sistema mostrará ésta entidad como sugerencia, la misma se podrá alterar según necesidad.

4. Moneda default VR: en el ítem se define qué moneda asumirá el sistema al registrar una venta resumida.

5. Plan de financiación default VR: aquí se determina el plan de financiación que el sistema asumirá cuando se registre una venta resumida.

6. Forma de Pago default VR: éste campo determina la forma de pago que el sistema asumirá al registrar una venta resumida.

7. Condición de la factura: en ésta opción se configura si el sistema asumirá por defecto el pago al contado o a crédito en la factura al momento del registro de la venta resumida.

8. Tipo de movimiento físico salida default VR: En el caso de que la empresa utilice el control tipo MFM (Movimiento Físico de Mercaderías), en éste campo debe configurarse el tipo de movimiento físico de salida que el sistema aplicará por defecto al registrar una salida de mercaderías.

El recurso Venta Resumida efectúa automáticamente la salida de MFM al registrar la venta de una mercadería.

9. Depósito default movimiento físico salida: En caso de que una empresa utilice el tipo de control MFM en el sistema, en este ítem se debe configurar el depósito desde el cual se procesará la salida del MFM cuando se registre una venta.

10. Cuenta al Contado default VR: en éste ítem se define la cuenta de Caja que el sistema asumirá por defecto al momento del registro de la venta resumida con condición contado.

11. Cuenta Corriente default VR: hace referencia a la cuenta contable estilo Cuenta Corriente (propio de las cooperativas) que el sistema considerará al registrar una venta resumida.

12. Cuenta Tarjeta default VR: en éste ítem se define la cuenta bancaria que el sistema aplicará por defecto al registrar la venta resumida con condición contado y cobrada con cuenta de banco.

13. Permitir operación de lectura de las mercaderías informadas por balanza?: ésta casilla de verificación define si se utilizará o no la lectura automática por código de barras para capturar el peso y el precio de los alimentos que utilizan códigos generados por una balanza.

Al marcar la casilla, el sistema traerá llenados los siguientes campos, basados en los estándares de la Norma EAN-13:

14. Valor del primer número de etiqueta: eseste campo estará habilitado únicamente si la casilla anterior fue marcada y en tal caso, el sistema llenará por defecto el ítem, con el valor sugerido correspondiente a los estándares de la EAN-13.

15. Posición del código de mercadería: se habilitará sólo en el caso de que la casilla de verificación Permitir operación de lectura de las mercaderías informadas por balanza? sea marcada, y a modo de sugerencia, el sistema traerá el campo completado con el valor padrón según los estándares EAN-13.

16. Cantidad de decimales para el peso: en el caso de utilizarse la lectura automática del peso por código de barras, al momento de marcar Permitir operación de lectura de las mercaderías informadas por balanza?, éste ítem el sistema traerá llenado con el valor padrón 3 (tres), el cual podrá ser modificado.

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Figura 3. Descripción gráfica de las configuraciones de los códigos de barra generados por una balanza.

17. Luego de configurar todos los campos, hacer clic en el botón Grabar.

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Figura 4. Ventana Configuraciones Generales - botón Grabar.

C. Tabla de Precios: Al determinar el precio de venta por tabla de precios para cada mercadería, el sistema considerará de forma automática dichos valores o importes configurados previamente para la utilización del recurso Venta Resumida. En el caso de que la mercadería no esté incluida o configurada en la tabla, no será posible utilizarla en el proceso de venta.

Descripción funcional de los tipos de Ventas Resumida

• OP 55 - Salida por Venta Resumida.

Salida por Venta Resumida es una operación con el formato de los procesos de venta balcón/mostrador, como es el caso de las empresas con características de ventas al por mayor, también conocidas en la zona fronteriza CDE - FOZ, como “atacados”.

Ésta modalidad se presenta con una secuencia de procesos, como se detalla a continuación;

1°: Se recibe a los clientes que ya hayan seleccionado las mercaderías de su interés y desean registrarlas

(registro pre-venta). Éstas mercaderías son derivadas en seguida a un punto de empaquetado.

2°: Posteriormente se realiza la facturación y el pago en la caja.

3°: Finalmente, en un punto de entrega, el cliente recibe los productos que adquirió.

Pasos para acceder a la Operación de Venta Resumida en Factura X

1. Ingresar al menú.

2. En la barra lateral izquierda, hacer clic en Facturas.

3. En la lateral derecha, hacer clic en el botón “Nueva”. Posteriormente se abrirá la ventana Tipo de Factura.

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Figura 5. Ventana Facturas - botón Nueva.

4. En la columna Salida, seleccionar la operación “Venta Resumida”.

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Figura 6. Tipo de Factura - Operación Venta Resumida.

Productos

En ésta pestaña se agrega y visualizan los datos y detalles correspondientes a los productos incluidos en el registro de la venta.

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Figura 7. Ventana Ventas Resumidas - Pestaña Productos.

1. Cantidad: en éste campo se ingresa la cantidad de la mercadería a ser comercializada.

2. Código de Barras: en el caso de utilizar un lector de código de barras, en éste ítem se realiza la lectura del código de la mercadería en el caso de operar con dicho recurso, y se detallará el producto en la factura, con la correspondiente cantidad informada inicialmente y en el caso de hacer uso de un código de barras generado por una balanza, se agregará el producto con la cantidad que refleje dicho código.

3. Cod. Mercadería: aquí se digita el código interno de la mercadería en el sistema. En los casos en que se desconozca el código, hacer clic en el ícono mercadería que automáticamente abrirá la subventana.

4. Agregar: al hacer clic en éste botón, se confirman los productos y las cantidades que serán añadidas.

5. Mercaderías PDV: aquí se visualiza la lista de mercaderías agregadas, sus nombres, cantidad, precio unitario y precio total.

6. Totales: en éste apartado se muestran los valores resultantes de las mercaderías agregadas, es decir, el valor total, descuentos, total gravadas y el total IVA.

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Figura 8. Ventana Ventas Resumidas - Subventana Selección de Mercadería.

Datos Entidad

En ésta pestaña, el sistema mostrará por defecto los datos ingresados en la configuración de Venta Resumida, incluido el Nombre de la entidad, código, dirección, teléfono y vendedor asignado (según corresponda). Si bien los datos serán mostrados como sugerencia del sistema, está disponible alterarlos según necesidad.

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Figura 9. Ventana Ventas Resumidas - Pestaña Datos Entidad.

Al validar las mercaderías incorporadas y los datos de la entidad a quien se realiza la venta y guardar el registro, el sistema genera una pre-factura con status “pendiente”. Al realizar el cobro, el encargado de caja altera la factura balcão e informa la contrapartida y la cuenta de caja a la cual afecta la venta.

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Figura 10. Ventana Venta Resumida - Pestaña Financiero.

Luego de añadir la contrapartida financiera a la pre-factura y guardar la operación, la factura asume el status “activo”.

Posterior a agregar la contrapartida financiera a la pre-factura, al guardar se finalizará el proceso y la factura actualizará su status a “activo”, con lo cual estará disponible imprimir los modelos de impresión del comprobante de venta y/o en el caso de que la empresa sea emisora de Documentos Electrónicos (DE), podrá visualizar el KuDE y el envío del DE al Sistema Integrado de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN).

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Figura 11. Ventana Consulta de Facturas - Modelos de Impresión.

• OP 56 - Salida por Venta Financiero.

Ésta operación corresponde a una modalidad de venta en la que el cliente se dirige directamente a la caja con las mercaderías seleccionadas para hacer el pago, tal como se realiza en los supermercados, shoppings y otros, por tanto, no incluye un proceso de pre-venta.

Pasos para acceder a la Operación de Venta Resumida Financiero

1. Ingresar al menú.

2. En la barra lateral izquierda, hacer clic en Facturas.

3. En la lateral derecha, hacer clic en el botón Nueva. Posteriormente se abrirá la ventana Tipo de Factura.

4. En la columna Salida, seleccionar la operación “Venta Resumida Financiero”.

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Figura 12. Ventana Tipo de Factura - Venta Resumida Financiero.

Productos

En ésta pestaña se agregan y visualizan los datos y detalles correspondientes a los productos incluidos en el registro de la venta.

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Figura 13. Ventana Ventas Resumidas Financiero - Pestaña Productos.

1. Cantidad: en este ítem se informa la cantidad de la mercadería que será comercializada.

2. Código de Barras: en éste ítem se realiza la lectura del código de barras de la mercadería, en el caso de operar con dicho recurso y se detallará el producto en la factura, con la correspondiente cantidad informada inicialmente y en el caso de utilizar un código generado por una balanza, se agregará el producto con la cantidad que refleje dicho código.

3. Cod. Mercadería: aquí se digita el código interno de la mercadería en el sistema. En los casos en que se desconozca el código, hacer clic en el ícono en forma de carrito que automáticamente abrirá la subventana Selección de Mercadería, donde está disponible buscar la mercadería por cualquiera de los filtros disponibles al hacer clic en el botón Buscar. Al finalizar la búsqueda y seleccionar la mercadería, hacer clic en el botón Seleccionar.

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Figura 14. Ventana Ventas Resumidas Financiero - Selección de Mercadería.

4. Agregar: al hacer clic en éste botón, se confirman los productos y las cantidades que serán añadidas.

5. Mercaderías PDV: aquí se visualiza la lista de mercaderías agregadas, sus nombres, cantidad, precio unitario y precio total.

6. Totales: en este apartado se muestran los valores resultantes de las mercaderías agregadas, es decir, el valor total, descuentos, total gravadas y el total IVA.

7. Descuentos: éste ítem está disponible para agregar descuentos a ser aplicados al total de la factura. El descuento se agrega de acuerdo al tipo de IVA de las mercaderías de la factura.

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Figura 15. Ventana Ventas Resumidas Financiero - Procesos para aplicación de descuentos.

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Figura 16. Ventana Ventas Resumidas Financiero - Aplicación de descuentos.

8. Financiero Predeterminado: en éste campo está disponible ingresar el valor percibido por el cliente y en el caso de que se aplique un posible saldo a su favor, el sistema calculará el vuelto a desembolsar por la transacción.

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Figura 17. Ventana Financiero VR Predeterminado.

A continuación se enumeran los pasos para realizar ésta operación:

1. Al iniciar sesión, ir a la ventana de financiero predeterminado

2. Ingresar el importe abonado por el cliente y en el caso de existir un saldo en carácter de vuelto, el sistema mostrará dicho valor en éste campo.

3. El sistema asignará el valor automáticamente a la cuenta contable correspondiente que fue considerada para cada una de éstas tres opciones. En los ítems está disponible prorratear los valores en el caso de que el cliente haya abonado con dos formas de pago. Por ejemplo: G. 30.000 (treinta mil) en efectivo y G. 20.000 (veinte mil) vía tarjeta.

4. Éstas opciones son para Agregar y/o Remover el valor ingresado en el ítem de cada forma de cobro que el sistema incorporará en el financiero según se registre en la ventana Financiero VR Predeterminado.

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Entidad

En el caso de que en las configuraciones de Venta Resumida se haya informado una entidad, el sistema mostrará esa información en la pestaña del mismo nombre, además de los datos de Código de la entidad, RUC, dirección, teléfono y el vendedor correspondiente. El sistema traerá ésta entidad como sugerencia y podrá ser alterada según se requiera.

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Figura 18. Ventana Ventas Resumidas Financiero - Pestaña Entidad.

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Financiero

Ésta pestaña estará disponible para registrar, visualizar y alterar la información financiera del registro de la factura de venta, es decir, en el caso de que en el apartado Financiero Predeterminado ubicado en la pestaña Productos se haya registrado la contrapartida financiera, dichos datos se visualizarán en ésta pestaña denominada Financiero.

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Figura 19. Ventana Ventas Resumidas Financiero - Pestaña Financiero.

Campos que incluye:

1. En el caso de que en el apartado Financiero Predeterminado de la pestaña Productos, se haya ingresado el valor recibido, se mostrará en ésta sección. De lo contrario, si no se ingresó dicho dato, se podrá hacerlo en el campo señalado.

2. En el caso de que en Productos > Financiero Predeterminado se haya informado la cuenta contado a la que afectará la contrapartida de la venta, podrá visualizarse en éste apartado, siendo posible alterarlo según se requiera. Sin embargo, si no se informó el dato en dicho campo, el usuario estará habilitado para hacerlo en la pestaña y apartado señalados, donde se visualizarán los datos agregados o actualizados.

3. Movimientos: aquí el usuario operador de caja-facturación tendrá la posibilidad de visualizar un informe de todos los movimientos de facturación que generó en la fecha actual, para lo cual deberá acceder con su usuario y contraseña asignados.

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Figura 20. Pestaña Financiero - Autorizar Operación?

El informe detallará saldos de los movimientos generados por el usuario, agrupados por cuentas.

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Figura 21. Detalle Movimientos Financieros.

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Comprobante

En ésta pestaña se podrá registrar, visualizar y alterar los datos correspondientes al comprobante del registro de la factura de venta.

1. Condición: la opción seleccionada (contado o crédito) en éste ítem, determina la condición que se detallará en el comprobante de la operación de venta.

2. Número de Cuotas: En el caso de que la condición seleccionada haya sido “crédito”, se mostrará en éste campo la cantidad de cuotas en las que se realizará el cobro de la venta. De lo contrario,cuando haya sido seleccionada la condición “contado”, el sistema mostrará el número 0 (cero).

3. Tipo de Factura: el sistema asumirá por defecto que el registro de la venta será respaldado con el tipo de documento “Factura”.

4. Documento: en el caso de asignar de forma manual la numeración de los documentos de venta, en éste campo se ingresa dichos números. Por otra parte, al utilizar el control de secuencia de impresión, el sistema asume automáticamente la numeración al momento de la visualización e impresión del comprobante de venta.

5. Origen: éste dato corresponde al emisor responsable del comprobante de venta registrado.

6. Tipo de Operación: en éste campo, el sistema asume el tipo de operación, según la transacción que se registre.

7. Timbrado: en el caso de asignar de forma manual la numeración de los documentos de venta, en éste campo se ingresa dichos números. Por otra parte, al utilizar el control de secuencia de impresión, el sistema asume automáticamente la numeración al momento de la visualización e impresión del comprobante de venta.

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Figura 22. Pestaña Comprobante.

Posterior a las validaciones de cada ítem de los procesos detallados arriba se puede proceder a guardar el registro, con lo cual se finalizará el proceso y ya se podrá imprimir los modelos de impresión del comprobante de venta y en el caso de que la empresa se constituya como emisor de Documentos Electrónicos, podrá visualizar el KuDE y el envío del Documento Electrónico al Sistema Integral de Facturación Electrónica Nacional (SIFEN).

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Figura 23. Consulta de Facturas - Modelos de Impresión.